●毎月の日付入力をなくして事務作業を時短しよう

近年、ICT化が進み、タブレットやアプリ上での入力ができる園が多いですが、
予算の関係でICTが一部機能しか導入されなかったり、（←私の勤務していた園はこれでした）
ICT化しているものの、役所等外部に提出する書類はExcelやWordで！　という縛りがあったり、、、
まだまだ、業務にExcelやWordを使わなければいけない場面も多いですよね。

でも、忙しい保育の合間に Excelを勉強して、各書類を設定し直す時間を確保するのは至難の業💦

そこで今回、Excelが苦手な保育士さんでも取り入れやすい「出席簿の自動化」テンプレートを作成しました！

★無料出席簿テンプレートは上の画像クリックか下の『ダウンロード』ボタンからどうぞ★

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●●ここが便利！Excel活用で自動化出席簿✨●●

●そもそもExcelってなにができるの？

Excelは「表計算ソフト」と呼ばれるソフトで、

・表の作成
・計算
・データ管理

などを行うことができます。

・出席簿
・名簿
・家庭連絡簿
・勤務表

など、保育園の書類作成にもとても便利なツールですよね。

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●Excel出席簿で自動化できること●

① 日付・曜日の自動変更で、毎月末の書類変更を楽に✨

保育園やこども園で出席簿を作るとき、まず必要になるのが日付と曜日の入力です。

毎月、曜日を入力しなおし、土日や祝日を確認しながらセルの色変更をして…。

作業の一つ一つは簡単ですが、毎月、各クラス分繰り返すとなると意外と時間がかかります。

・日付の修正
・曜日の確認
・休園日のセルの色変更

など、手作業で入力・目視で確認していると、いつのまにかズレてしまっていることも。

忙しいときほど、これらの繰り返し作業と確認は負担に感じますよね。

でも！

Excelの機能を活かし、自動化した出席簿なら、
月の変更をするだけで、
1日〜月末までの日付と曜日が自動で表示されます。

② 名簿の自動反映で、新年度の書類入力を効率化！

名簿作成がさらに大変になるのは新年度準備の時！！

・クラス替え
・新入園児の追加
・進級による名簿変更

などがあり、クラス名簿を一から作り直す必要ありますよね。

さらに、

名簿を作る → 出席簿・家庭連絡簿・全園児名簿etc に転記する

というように、同じ情報を複数の書類に入力する作業も発生します。

このような作業はミスが起こりやすく、確認作業にも時間がかかります。

Excelの機能を活かし、自動化した出席簿なら、
新年度はクラスデータベースの「○○組」部分を新年度のクラスに変えるだけで
出席簿をそのまま使うことができます。

名簿上でクラス名を選択すると、
クラスの園児の名前が出席簿にも自動で表示されます。

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●●Excel出席簿の基本の仕組み●●

●日付が自動で変わる仕組み

Excelでは、日付を「文字」ではなく数字として管理する仕組みがあります。

そのため、

「このセルに入力した日付から計算して、別のセルに日付を表示する」

という仕組みを作ることができます。

例えば、

・A1セル（月名）のセルを「4月」に変更（実際のセルの中身は2026/4/1→次項で説明します♪）
→B3セル（カレンダーの最初に日付セル）を＝A1と2026/4/1にする
→C3セルを＝B3+1にする→2026/4/2
→D3～AF3セルまで＝左隣のセル+1と入力→4月1日～30日まで表示

・月を「5月」に変更
→ 上記と同じ方法で 5月1日〜31日まで自動表示

というように、月を変えるだけで出席簿の日付が自動更新されるようになります。

＝ここで使用しているExcelの機能＝

①セルの表示形式

Excelでは、日付が入力されているセルに対して、

・曜日を表示する
・月だけ表示する
・日だけ表示する

といった表示方法を設定することができます。

A1セルに2026/4/1という日付を入力しておいて、実際の表示は月のみの「4月」にする。
この『表示は「4月」だけど、実際のセルの中身は「2026/4/1」』　というのが
自動変更カレンダーを作成するときのポイントです。

「2026/4/1」という形で入力すると、Excelが日付を数字として認識→処理することができます。

そのうえで、カレンダーの月初めのセルを＝A1と設定することで、
A1セルの日付を変えるだけで、カレンダーの日付を自動で変更できるというわけです。

②プルダウン

Excelのセルをクリックすると、リストが表示されて、その中からクリックして入力…というのを見たことはあるでしょうか？
これが「プルダウン」です。

設定自体はとても簡単で、表示させたいリストをExcel内で作り、
データの入力規則→リスト　を選び、上記で作ったリストを選択するだけ。

カレンダーでは、4月から3月までの「月リスト」をあらかじめ作り、
カレンダーのA1セルを選択→データの入力規則→リスト→月リストを選択して作成しています。

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●曜日が自動で変わる仕組み

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曜日も「セルの表示形式」という設定を使って表示しています。

「2026/4/1」の形式で日付を入力
↓
Excelが曜日を計算計算（月～日曜日までを１～７の数字に置き換えて計算しています）
↓
「セルの書式設定」で「曜日」の形式を選択することでを曜日を表示

という仕組みで、

月を変更するだけで
日付と曜日が自動で更新される出席簿を作ることができます。

＝日曜、祝日のセルはどうやって色変更してるの？＝

① 日曜日

「セルの表示形式」をクリックし、「ユーザー設定」から、

１． 色をつけたい日付セルの範囲を選ぶ
　　 例：カレンダーの日付部分（B5:H10 など）

２． 条件付き書式 → 新しいルール
　 「ホーム」タブ → 条件付き書式 → 新しいルール

３． 「数式を使用して…」を選ぶ

４． 式を入力する

　　 例：カレンダーの最初の日付が B5 なら

WEEKDAY(日付入力されたセル ,2) は 月=1、火=2、…、日=7 と判定する仕組み

５． 新しい書式ルール枠内右下の「書式」をクリック
　　 → 塗りつぶし → 色を選択
　　 →これで 日曜日だけ自動で色がつきます。

②祝日

１．色をつけたい日付セルの範囲を選ぶ
２．条件付き書式 → 新しいルール
３．「数式を使用して…」を選ぶ
４．次の式を入力する
　　例：日付セルが B5 の場合、

★関数の仕組み解説★
祝日リストの A列に日付が入っている
↓
COUNTIF が「一致する日付があるか」を調べる
↓
あれば （TRUE） → 色がつく

５．新しい書式ルール枠内右下の「書式」をクリック
　　 → 塗りつぶし → 色を選択
　　→これで 自動で祝日だけ色をつけることができます！

●名簿が出席簿に自動反映される仕組み

Excelでは、別のシートのデータを表示することができます。

この出席簿テンプレートでは、

・「名簿シート」
・「出席簿シート」

の2つを作り、

名簿シートに入力した園児の名前が、出席簿に自動で表示される仕組みにしています。

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●Excelの関数で名簿入力を自動化！

「データベース」シートに記入した氏名が、なぜ別シート上の名簿に反映されるのか？
それは「FILTER（フィルター）関数」という、とても賢い命令を使ってるから！（Excel2021以降）
※ただし、Excel2019以前のバージョンではFILTER関数がありません。
　このテンプレートでは古い形式のExcelでも使えるよう、複数の関数を組み合わせる方法をとっています。

1. IFERROR→出席簿シートB1セルのクラス名と一致する氏名の子がいれば表示し、いない場合は表示しない
2. INDEX → データベースの中でクラス名が一致した行内の “氏名” の列（今回はC列）を表示する
3. IF 　　 → データベースの中から「出席簿シートB1セル のクラス名と一致する行」を探す
4. ROW　→データベース内で上から何番目の子かを確認する
5. SMALL → データベース内C列の行番号が小さい子から順にデータを取り出す
6. ROWS →出席簿シートB列で数式を下にコピーすると、出席簿シートB列に自動で次の子のデータを表示できるようにする

つまり、

「あひる組の子の名前を上から順に全部表示してね」

という命令を Excel が実行している。

• 「データベース」シートに入力された全員分のデータから、
  「『あひる組』という文字がついている子だけを探して、指定の部分に表示しよう」とExcel関数を利用して自動で仕分けて表示しています。
• それぞれの書類にコピー＆ペーストをしなくても、
  Excelが「データベース」シートを参照し、
  「これはあひる組の書類だから、データベースのあひる組の子の名前を転記しよう！」と、
  正しい場所に表示してくれるようになっています。

※FILTER関数の場合

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●名簿を変更すると出席簿も自動更新される

例えば、

「データベース」シートで
酉川　ひよ子 という名前を

酉川　雛子 に変更すると、

出席簿・全園児名簿の名前も自動で

酉川　雛子 に変わります。

つまり、

名簿を1か所だけ修正→すべての名簿に反映

という状態になるため、
それぞれの名簿へ1つずつ入力する必要がありません。

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●●忙しい保育士向け！自動変更出席簿（有料版）をつくりました！●●

★上の画像をクリックすると商品ページに移動しますので、購入手続きにお進みください★

●使い方は簡単!3ステップ

有料版は、3ステップで準備完了するように作られています。

ポイント1：【一度入力するだけ】全名簿への自動反映

これまで、名簿を作ったら「コピーして、次のシートに貼り付けて……」の繰り返し作業をしてませんでしたか？
このテンプレートでは、「園児データベース」というシートに、園の子どもたちの名前をや必要な情報を入力するだけ。
すると、出席簿、全園児名簿、家庭連絡簿といった各シートに、
そのクラスの子どもの名前や必要な情報だけが自動で振り分けられて表示されます。
園児の引っ越しや苗字の変更などがあった時も、「データベース」さえ直せば
全ての名簿の名前が変更できます。

「あれ、あのシートは直したけど、こっちのシートは直し忘れた！」というミスが起こらなくなります。

それぞれの書類にコピー＆ペーストをしなくても、
Excelが「データベース」シートを参照し、
「これはあひる組の書類だから、データベースのあひる組の子の名前を転記しよう！」と、
正しい場所に表示してくれるようになっています。

ポイント２：【10年先の祝日まで対応】ずっと使えるカレンダー表示

2036年度までの祝日データを「祝日リスト」シートに入力済みです。
来年も再来年も、10年先も、年度末に慌てることなく、そのまま使い続けることができます。
もちろん、園独自の休園日も、「祝日リスト」シート内に入力することで、
グレーに塗りつぶすことができます。

ポイント3：【一ヵ所の入力で全反映】ミスがゼロになる安心感

手打ちによる名前の誤字脱字や日付のズレ。
これらは、保護者の方との信頼関係や、行政監査においても非常に神経を使う部分ですよね。

原本である「園児データベース」を1か所だけをしっかり確認すれば、
他の書類すべてに正しい情報が反映されるというテンプレートの仕組みは、間違いを最小限に抑えてくれます。
確認作業に追われる先生方の負担を少しでも減らしたい！そんな思いで作成しました。

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●●Excel出席簿で保育の事務作業を効率的に！●●

出席簿作成は、毎月必ず行う事務作業の一つです。
だからこそ、Excelを活用して効率化することで、
出席簿作成の時間を減らすことができ、
子どもや保育の在り方に向き合うための時間を増やすことにもつながります。

忙しい業務の中で、Excelを駆使して一から名簿作りをするのはとても大変…！

テンプレートを使うことで、すぐに活用でき、
他の書類でExcelを使う時にも
「テンプレートで使っていたのと同じ数式・仕組みかな？」
とイメージがしやすくなれば…という願いも込めています。
もちろん数式をコピーしたり、お勤めの園に合うよう内容を変更していただいてOKです！

万が一、使用方法で分かりにくい点や、お困りの点がありましたら、
お問い合わせフォームからご連絡ください。
※なお、現在公式LINEアカウント準備中です。
　ご質問がある際にお気軽にお問い合わせいただけるようにしたいと考えています。
　準備が整い次第、お知らせしますので、お待ちください！

先生方の負担を減らし、Excelなんて怖くない！
と思っていただけたら嬉しいです♡
ぜひご活用ください！