保育士のExcel活用術：条件付き書式・集計機能で作業効率UP編【保育士Excelレベル３】
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Excelっぽく表に自動で色を付けたり、
アンケートの集計にもチャレンジしたい！！
でも、Excel関数ってやっぱりドキドキするなぁ…💦
今回はExcelのレベル3、作業効率アップやデータの見やすさに直結する便利な機能をご紹介✨
難しそうに見えて、実は“クリック1つ”でできることも多いので、
ぜひ取り入れてみてね。
★自分のExcelレベルをチェックするにはこちら★
→保育士のためのExcelスキルチェックリスト｜あなたは何レベル？
レベル3でできるようになること
Excelレベル3：作業効率UP編
Excelのレベル3をマスターすることで、
- 出欠記録や提出状況に応じて、自動で色分け（条件付き書式）
- 名簿や集計表の合計や平均をクリックひとつで算出
- 名簿やアンケートなどで、並べ替え・フィルターで特定のグループや年齢の子に絞り込み、必要な情報だけをすぐに表示
- グラフを作って、アンケート集計資料や監査提出資料にも活用
などができ、作業効率UP ✨
★レベル1：保育士のExcel活用術：基本操作マスター編【保育士のためのExcel入門Lv.1】
★レベル２：保育士のExcel活用術：配置・書式設定編【保育士Excelレベル2】
Excelレベル3：便利な機能で効率よく資料作り！！
① 入力規則（リストのプルダウンなど）を設定できる
▶ どこ？
「データ」タブ →「データの入力規則」→「リスト」から設定
▶ 活用例
運動会のグループ分けなどを選択式にして、ミス入力を防止。入力時間も短縮できます。
② 条件付き書式（例：出席簿の色分け）
▶ どこ？
「ホーム」タブ →「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」「数式を使用して設定」など
▶ 活用例
・グループごとに色分けて表示し、視覚的にわかりやすくできます。
→選択したセルに記入された文字によって書式を設定したいときは、
「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「文字列」でOK✨
・別のセルの状況に応じて書式設定したいときは数式を活用！
→例：「未提出」項目があるときのみ氏名のセルを色付けし、気づきやすくするなど
③ 簡単なグラフ（円グラフ・棒グラフ）の作成
▶ どこ？
グラフにしたい表を選択 →「挿入」タブ →「グラフ（円・棒など）」を選ぶ
▶ 活用例
食育アンケート結果、ヒヤリハット記録などをグラフで可視化。園だよりや監査資料などにそのまま使えます。
④ 並べ替え・フィルターを活用できる
▶ どこ？
「データ」タブ →「並べ替え」「フィルター」ボタンを使って設定
▶ 活用例
名簿を名前順やクラス順に並べ直したり、「○月生まれ」など条件で絞り込んで確認できます。
⑤ SUM・COUNTIFなどを用いた簡単なデータ集計
▶ どこ？
数式バー（fx横の白い枠部分）に入力
SUMの場合、「ホーム」→「オートSUM」もしくは
Alt + =（Alt キーを押しながらイコール）
も使えます！
▶ 保育で活躍する関数の例
- SUM：=SUM(B2:B11)
→合計を出す（食数・費用などの集計に） - COUNTIF：=COUNTIF(D2:D31,"")
→特定の文字・数字・記号を数える
（提出物・出欠席管理に）
どちらも「手作業でチェックしていたこと」を自動化できる関数です。
出席数の合計や、アンケート結果を出したいときに活躍。
⑥ シート保護・ブック保護で編集制限
▶ どこ？
「校閲」タブ →「シートの保護」「ブックの保護」
▶ 活用例
テンプレートを職員と共有するときに、入力してほしくない部分をロックしておくことで安心して配布できます。
⑦ 絶対参照・相対参照が理解できる
相対参照：コピーすると「となりのセル」や「上下のセル」に自動で切り替わる。
絶対参照：コピーしても「この場所！」という特定のセルを見続ける。
▶ どこ？
セルに数式を入れるときに、「$」マークで列や行を固定
例：=$A$1（絶対参照）、=A1（相対参照）
▶ 活用例
1行目の項目を固定したまま複数の行に同じ計算を使いたいときに必須のテクニック。名簿計算などに便利。
⑧ ウィンドウ枠の固定（例：名簿で見出しを固定）
▶ どこ？
セルを選んで、「表示」タブ →「ウィンドウ枠の固定」
➡選んだセルの左と上でウィンドウ枠が固定されます。
▶ 活用例
名簿や予定表で、スクロールしても項目名（名前・日付など）を固定できるので、作業中に迷わない！
条件付き書式、フィルター、グラフ活用で効率よく資料が作れる！
Excelレベル3では、「見やすさ」や「効率化」をグッと高める機能を取り上げました。
条件付き書式や入力規則など、一見難しそうでも実は“選ぶだけ”の簡単操作が多く、慣れれば日々の事務が確実にラクになります。
保育の現場でも応用が効く機能ばかりなので、ぜひひとつずつ試してみてください♪
